Op vakantie gaan is heerlijk. Nadat je je vlucht en hotel hebt geboekt, kijk je uit naar een ontspannen weekje zon, zee of cultuur. In die periode denk je waarschijnlijk niet aan je werk of bedrijf. Toch is het belangrijk om ook zakelijk goed voorbereid op vakantie te gaan. Met deze tips kun je met een gerust hart van je vakantie genieten:
Basisbehoefte 1: Stel een out-of-office in en pas je voicemail aan
Vergeet niet om een out-of-office-reply in te stellen voor je e-mail. Zo weten collega’s, klanten en leveranciers dat je tijdelijk niet beschikbaar bent. Pas ook je voicemail aan voor de vakantieperiode. Als er minder personeel aanwezig is vanwege vakanties, kun je ook de automatische telefoonbeantwoorder van de telefooncentrale aanpassen.
Basisbehoefte 2: Beveilig je thuisapparaten digitaal
Neem deze stappen om ervoor te zorgen dat de apparaten die je thuis achterlaat veilig zijn:
• Schakel alle apparaten uit wanneer je ze niet gebruikt.
• Koppel alle apparaten los van internet, inclusief WiFi- en mobiele datanetwerken.
• Beveilig je laptop met een wachtwoord en gebruik Multi-factor Authentication (MFA) om bestanden te beschermen. Zo voorkom je ongeautoriseerde toegang als je laptop zoekraakt of gestolen wordt terwijl je weg bent.
• Versleutel gevoelige informatie op je digitale apparaten om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonlijke gegevens door bijvoorbeeld Microsoft Bitlocker en de ingebouwde mogelijkheden van je smartphone te gebruiken.
Basisbehoefte 3: Een goede back-up
Back-up van bedrijfsgegevens is essentieel. Maak regelmatig back-ups om de bedrijfsdata veilig te stellen. Denk ook aan de apparaten die je (zakelijk) thuis gebruikt. Maak een back-up op een externe server of in de cloud, zodat je met een gerust hart op vakantie kunt, of je nu je telefoon, laptop of tablet meeneemt.
Basisbehoefte 4: Controleer je databundel
Houd in de gaten hoeveel data jij en je werknemers gebruiken. Hoe meer data je verbruikt, hoe hoger de kosten. Zorg ervoor dat al je apparaten correct zijn ingesteld, zodat je de limiet niet overschrijdt en onnodige kosten vermijdt. Controleer regelmatig je telefoonbundel en verhoog indien nodig je databundel. Vergeet niet te checken of je databundel ook geldig is in het land waar je naartoe gaat.
Basisbehoefte 5: Wees voorzichtig met openbare WiFi
Of je nu in eigen land of in het buitenland bent, wees je bewust van hoe betrouwbaar een WIFI netwerk is. Een netwerk met een beveiligingssleutel van het hotel kun je eerder vertrouwen dan de openbare WIFI zonder sleutel van een schimmig internet café. Gelukkig zijn de meeste websites tegenwoordig voorzien van een “slotje” wat betekent dat de communicatie met de website versleuteld is. Daardoor zijn de risico’s bij het gebruik van onbeveiligde/openbare WIFI minder groot.
Zeker binnen Europa kun je bij twijfel het beste gewoon van 4G/5G gebruik maken voor zaken die meer beveiliging of privacy vereisen, aangezien daarvoor geen extra roaming kosten zijn. Denk bijvoorbeeld aan internet bankieren of iets bestellen met je credit card. Daarbuiten zal je kritisch moeten zijn of je het WIFI netwerk durft te vertrouwen.
Basisbehoefte 6: Beveilig je apparaten met een pincode of wachtwoord
Als je op vakantie bent of niet op kantoor werkt, voorzie dan je hardware van een pincode of wachtwoord. Zo voorkom je dat anderen je apparaten gebruiken. Collabite raadt aan om altijd een pincode, MFA of biometrische ontgrendeling op je telefoon te gebruiken.
Basisbehoefte 7: Geniet van de vakantie
Je bent helemaal voorbereid! Geniet lekker van de vakantie en kom uitgerust weer terug.
En heb je ons tijdens de vakantie dan toch een keer nodig, dan zijn wij bereikbaar.
Bel 0172 235 835 (kantoor Bodegraven) of 0252 24 01 90 (kantoor Hillegom).